GESTION ADMINISTRATIVE À DISTANCE
Quand vous êtes sur vos chantiers, votre administratif, lui, continue : mails, devis, factures, rendez-vous, échéances, relances, documents à retrouver…
Et au milieu de tout ça, il reste encore une chose essentielle à surveiller : vos chiffres.
Après huit ans dans la gestion administrative du bâtiment, j’accompagne à distance les artisans et petites entreprises qui veulent déléguer une partie de leur gestion tout en gardant une vision claire de leur activité.
Mon rôle ne consiste pas simplement à exécuter des tâches administratives.
Je vous aide à organiser votre entreprise, à suivre vos chiffres et à vérifier que les prix que vous proposez sont réellement cohérents avec vos coûts.
Réserver un appelCE QUE JE PEUX PRENDRE EN CHARGE
Les tâches sont organisées selon votre fonctionnement, vos outils et vos priorités.
L’objectif est que les informations importantes ne se perdent plus au milieu de dizaines de mails.
Des devis suivis de près, une rentabilité vérifiée avant envoi et une facturation qui ne reste pas en attente.
La prise de rendez-vous ou certains appels peuvent également être envisagés selon les besoins de l’entreprise, les horaires nécessaires et la compatibilité avec mon activité à distance et le décalage horaire.
Lorsque le travail nécessite d’utiliser un logiciel ou un document présent uniquement sur votre ordinateur, je peux également intervenir à distance sur votre poste de travail, avec votre autorisation et votre validation.
COMMANDES FOURNISSEURS
Préparer le matériel nécessaire pour chaque chantier peut vite devenir une charge mentale : vérifier les quantités, penser aux consommables, tenir compte du stock disponible et éviter les oublis.
Dans le cadre de notre collaboration, les besoins sont calculés à partir des devis et des chantiers à venir planifiés. Les matériaux nécessaires sont regroupés automatiquement pour la période choisie, en fonction du délai de préparation défini ensemble.
Le stock disponible est pris en compte, tout comme le stock supplémentaire que vous souhaitez conserver. Les consommables — rouleaux, ruban de masquage, polyane… — peuvent également être identifiés séparément et commandés régulièrement selon votre organisation.
Les commandes sont ensuite préparées par fournisseur et envoyées directement depuis Mon Suivi BTP. Elles restent rattachées aux devis et aux chantiers concernés, tandis que chaque envoi est conservé dans l’historique avec le fournisseur, la date et l’heure.
UN REGARD QUI VA PLUS LOIN
Dans le cadre de notre collaboration, je ne m’occupe pas uniquement de votre administratif. Je garde également un œil constant sur les indicateurs utiles au pilotage de votre activité.
Cette vision permet d’identifier plus tôt ce qui doit être ajusté : un prix, un coût, une organisation ou une façon de chiffrer.
L’objectif est que vous sachiez où en est votre entreprise et que vous puissiez prendre vos décisions à partir de vos propres chiffres.
RENTABILITÉ DES DEVIS
Chaque devis est analysé avant envoi afin de vérifier que le prix proposé est cohérent avec ce que le chantier va réellement coûter : main-d’œuvre, sous-traitance, matériaux, déplacements, charges et autres coûts liés à sa réalisation.
Si le prix prévu ne permet pas de préserver une rentabilité suffisante, nous le revoyons avant que le devis soit envoyé au client.
Ce suivi permet aussi d’identifier, au fil des chantiers, lorsqu’un tarif ou une grille de prix n’est plus adapté.
Vos prix sont ainsi réévalués à partir de vos propres chiffres, et non au hasard.
MESSAGERIE INTERNE
Les échanges sont rattachés au client et restent accessibles au même endroit. Un message peut devenir une tâche, être relié à un e-mail ou être transformé en commande fournisseur.
L’objectif est d’éviter de devoir retrouver une information dans un long fil WhatsApp ou dans une boîte mail où les échanges se mélangent aux publicités et aux messages en attente.
Chaque sujet reste identifiable et consultable séparément : une demande concernant un client, un appel à passer, un e-mail, un point de TVA ou une commande. Même une fois la conversation clôturée, elle reste accessible depuis la fiche client.
Vous gardez ainsi un historique clair de ce qui a été dit et de ce qui doit être fait, sans perdre le fil.
TARIFS
Que vous soyez en micro-entreprise ou en société, la collaboration s’adapte à votre fonctionnement et à vos priorités. Vous pouvez me confier tout ou partie de votre gestion administrative, du suivi des mails et des devis jusqu’aux commandes, aux échéances et à la remontée de vos chiffres.
L’objectif est de vous apporter le soutien dont vous avez besoin, sans vous imposer ce que vous préférez garder en interne. Pour une société, cette organisation peut compléter le travail d’une secrétaire déjà très sollicitée ou éviter l’embauche d’un poste à temps plein.
Pour une micro-entreprise ou une société qui a besoin d’un soutien administratif régulier et d’une vision plus claire de son activité.
Échanger sur mes besoinsPour une entreprise qui souhaite déléguer davantage de tâches et disposer d’un suivi plus régulier de son administratif et de ses chiffres.
Échanger sur mes besoinsET MAINTENANT ?
Administratif, organisation, suivi et chiffres : l’objectif est que vous sachiez où en est votre entreprise sans passer vos soirées à chercher une information, mettre à jour des tableaux ou vous demander si votre dernier devis est réellement rentable.
La collaboration est réalisée 100 % à distance.Réserver un appel